“Kerjain nanti aja deh, soalnya kan….”
Siapa yang sering begini setiap kali mengerjakan sesuatu? Suka menunda pekerjaan karena berbagai alasan. Bisa jadi itu merupakan tanda kita melakukan prokrastinasi. Prokrastinasi adalah kebiasaan menunda pekerjaan yang dilakukan karena berbagai macam alasan, mulai karena kesulitan mengerjakan tugas sampai tidak ada motivasi. Prokrastinasi bisa jadi menandakan tidak bisanya melakukan manajemen waktu. Sehingga cara mengatasi prokrastinasi salah satunya dengan manajemen waktu yang baik.
Apa itu manajemen waktu?
Manajemen waktu adalah kemampuan untuk mengatur waktu yang tersedia secara efektif. Manajemen waktu harus mencakup penetapan skala prioritas, pembuatan jadwal, dan mengidentifikasi tugas-tugas penting. Dalam manajemen waktu perlu memahami mana tugas yang penting dan tugas mendesak. Tugas yang penting adalah tugas yang memiliki pengaruh jangka panjang. Sedangkan tugas mendesak adalah tugas yang harus dikerjakan segera. Sehingga tujuan manajemen waktu yaitu kita bisa membuat skala prioritas tugas mana yang akan kita kerjakan dulu. Dan apabila kita menerapkan manajemen waktu, maka kita bisa merasakan manfaat manajemen waktu yaitu seperti peningkatan produktivitas, stres yang berkurang, bisa mencapai tujuan yang diinginkan dan kerja lebih efisien.
Setelah memahami apa itu manajemen waktu, berikut adalah beberapa teknik yang bisa membantu mengelola waktu dengan lebih baik, terutama untuk mengatasi kebiasaan menunda pekerjaan.
3 teknik manajemen waktu untuk yang suka menunda pekerjaan
Melakukan manajemen waktu yang baik bukan merupakan hal yang sulit jika tahu cara manajemen waktu mana yang tepat. Berikut adalah tiga teknik manajemen waktu yang bisa membantu Kamu mengatur waktu dengan lebih baik. Kamu bisa pilih cara manajemen waktu mana yang menurutmu sesuai dengan kebutuhanmu dan menerapkan dalam rutinitas harian.
1. Matriks Eisenhower
Matriks Eisenhower adalah cara untuk mengatur tugas dan manajemen waktu berdasarkan urgensi dan prioritas. Jadi Kamu bisa memprioritaskan pekerjaan terpenting secara efektif. Matriks Eisenhower juga dikenal sebagai matriks manajemen waktu. Matriks ini membantu membagi tugas dalam empat kategori atau empat kuadran, seperti dibawah ini:
Tujuan Matriks Eisenhower adalah menyelesaikan tugas-tugas ini satu per satu dan memisahkannya berdasarkan kuadran. Tujuannya adalah supaya kamu bisa mengkategorikan tugas kedalam kuadran, setelah itu Kamu bisa menjadwalkan dan menyelesaikan pekerjaan yang terpenting. Setiap kuadran memiliki maksud yang berbeda-beda, berikut merupakan penjelasan tiap kuadran:
Kuadran 1: Do
Kuadran satu adalah kuadran “Do”, pada kuadran ini Kamu akan menempatkan tugas apapun yang mendesak dan penting. Saat Kamu melihat tugas di daftar tugas dan merasa tugas ini memiliki karakteristik yang harus diselesaikan sekarang, memiliki konsekuensi yang jelas, dan memengaruhi tujuan jangka panjang , maka Kamu letakkan tugas itu di kuadran satu. Kemungkinan besar tugas di Kuadran satu adalah tugas yang paling membuatmu stres.
Kuadran 2: Schedule
Kuadran dua adalah kuadran “Schedule”, pada kuadran ini Kamu menempatkan tugas apapun yang tidak mendesak namun tetap penting. Karena tugas-tugas ini memengaruhi tujuan jangka panjang Kamu tetapi tidak perlu segera diselesaikan, Kamu bisa menjadwalkan tugas-tugas ini untuk nanti atau di kemudian hari. Kamu akan menyelesaikan tugas-tugas ini segera setelah menyelesaikan tugas-tugas di kuadran satu.
Kuadran 3: Delegate
Kuadran tiga adalah kuadran “Delegate”, pada kuadran ini Kamu akan menempatkan tugas apapun yang mendesak tetapi tidak penting. Tugas-tugas ini harus diselesaikan sekarang, namun tidak mempengaruhi tujuan jangka panjang Anda. Tugas yang ditempatkan pada kuadran ini tidak memerlukan keahlian khusus untuk menyelesaikannya, Kamu bisa mendelegasikan tugas-tugas ini kepada orang lain. Mendelegasikan tugas adalah salah satu cara paling efisien untuk mengelola beban kerja Kamu.
Kuadran 4: Delete
Setelah Kamu memeriksa daftar tugas dan menambahkan tugas ke kuadran satu sampai tiga, Kamu akan melihat bahwa ada beberapa tugas yang tersisa. Tugas-tugas yang tersisa adalah tugas-tugas yang tidak mendesak atau penting. Tempatkan tugas yang tersisa ini pada daftar tugas Anda di kuadran keempat untuk dihapus.
2. Teknik Pomodoro
Teknik Pomodoro cocok digunakan untuk pekerjaan atau tugas yang memakan waktu lama (berjam-jam) dan memerlukan fokus dalam mengerjakan. Teknik Pomodoro adalah teknik manajemen waktu yang membagi sesi kerja menjadi interval 25 menit. Teknik ini dikembangkan oleh Francesco Cirillo pada akhir tahun 1980an sebagai pendekatan sederhana terhadap manajemen waktu pribadi. Sejak saat itu, ini menjadi alat yang populer untuk meningkatkan produktivitas di kalangan pemrogram, pekerja lepas, dan pemilik bisnis.
Jadi pada teknik ini akan membagi tugas / pekerjaan kamu menjadi unit “Pomodoro” dengan interval kerja 25 menit dan istirahat lima menit. Setelah empat sesi Pomodoro berdurasi 25 menit, Kamu beristirahat lebih lama, biasanya 15 hingga 30 menit.
Manfaat menggunakan teknik ini yaitu salah satunya mengurangi stres karena terdapat sesi istirahat dalam setiap sesi “Pomodoro”. Kamu tidak perlu mengerjakan pekerjaan kamu dalam sekali waktu sehingga dapat mengurangi risiko prokrastinasi. Selain itu karena tiap unit Pomodoro adalah 25 menit membuat pekerjaan lebih mudah untuk dimulai. Dan dengan adanya sesi istirahat bisa membuatmu mendapatkan ide ide lain.
3. Two minute rule
Two minute rule adalah konsep dari metode manajemen waktu alur kerja David Allen yang disebut Getting Things Done (GTD). Singkatnya, Two minute rule menyatakan bahwa jika Kamu dihadapkan pada tugas yang dapat diselesaikan dalam dua menit atau kurang, Kamu harus segera melakukannya daripada menundanya atau menambahkannya ke daftar tugas. Sehingga teknik manajemen waktu ini cocok untuk Kamu yang suka menunda pekerjaan kecil dan suka prokrastinasi.
Cara kerja aturan ini adalah dalam lingkungan kerja atau pribadi apapun, ada “hal-hal” yang acak selalu menghampiri Anda.Saat Kamu dihadapkan pada salah satu hal acak yang harus dilakukan ini, langkah pertama Anda adalah mengidentifikasi hal tersebut dan segera memutuskan apakah hal tersebut dapat ditindaklanjuti. Jika tidak dapat ditindaklanjuti atau penting, Kamu akan menyimpannya di folder file yang sesuai, menyimpannya untuk dikerjakan nanti, membuangnya ke tempat sampah, atau menghapusnya
Di sisi lain, jika hal tersebut dapat ditindaklanjuti dan penting, Kamu akan memutuskan tindakan selanjutnya. Di sinilah two minute rule berlaku:
- Jika memerlukan waktu kurang dari dua menit untuk diselesaikan, segera lakukan.
- Jika Kamu menyadari akan memakan waktu lebih lama dari itu, delegasikan atau tambahkan ke dalam proyek kerja yang sudah ada.
Dengan menerapkan two minute rule secara sistematis ini, Kamu akan secara konsisten menilai pengaruh dari menyelesaikan tugas-tugas kecil dibandingkan dengan tugas Kamu yang lebih besar. Sehingga saat Kamu memilah-milah tugas sehari-hari, fokus Kamu akan selalu tertuju pada proyek yang mendesak dan penting.
Jadi, melakukan manajemen waktu yang baik bukan hal yang sulit jika Kamu menggunakan teknik yang tepat. Pilihlah teknik manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhanmu dan terapkan dalam rutinitas harianmu. Dengan manajemen waktu yang baik, produktivitas akan meningkat, dan kebiasaan menunda pekerjaan dapat diatasi. Selamat mencoba!