Ilustrasi Event : dok.Unsplash
Menyelenggarakan Event sudah bukan hal yang tidak mungkin untuk setiap orang ataupun kelompok tertentu. Event sering kali menjadi bagian yang tidak terlepas pada setiap instansi atau perusahaan bahkan organisasi setiap tahunnya. Penyelenggaraan event tidak selalu tentang konser atau konfrensi saja, tetapi banyak kategori event lain yang dekat dengan kita sehari – hari seperti misalnya event bazar umkm, pameran seni, anniversary kantor, gathering atau bahkan acara organisasi yang bersipat mengumpulkan banyak orang untuk sebuah kegiatan.
Untuk itu perlu langkah yang tepat agar event dapat terlaksana dengan baik tanpa hambatan atau masalah berarti. Langkah – langkah ini dimulai dari tujuan penyelenggaraan hingga pembagian dan komunikasi antar team pelaksana event sangat mempengaruhi faktor suksesnya sebuah event terselenggara loh. Berikut setidaknya ada 5 langkah yang perlu kamu persiapkan agar acara terlaksana dan sukses.
1. Konsep dan Tujuan Acara
Konsep dan Tujuan Acara adalah hal yang sangat penting untuk di tentukan terlebih dahulu. Jika acara dilaksanakan tanpa tujuan dan konsep yang sesuai akan menyulitkan langkah berikutnya dalam persiapan acara. Tujuan acara ditentukan agar acara terselenggara dengan terarah dan sesuai, acara gathering misalnya tentu berbeda tujuan nya dengan acara konser. Karena pada setiap acara bisa saja berbeda dalam pelaksanaan dan kebutuhan pendukung acaranya. Acara yang melibatkan banyak masa dari luar tentu membutuhkan langkah – langkah untuk membuat orang tertarik dan datang. Konsep acara dapat ditentukan setelah tujuan sudah ditentukan. Ini tentu akan berkaitan dengan tema dan bagaimana acara tersebut akan dibuat sehinga memudahkan dalam persiapan apa saja kebutuhan yang sesuai dengan konsep acara yang akan dilaksanakan.
2. Penganggaran Event
Persiapahn estimasi kebutuhan anggaran acara perlu dilakukan sedari awal . Anggaran yang tidak terencana dapat mengakibat kan pengeluaran yang berlebihan dan bisa juga berakibat kerugian dalam penyelenggaraan. Perlu dilakukan survey dan perkiraan harga dari setiap kebutuhan yang sudah di catat dan di rancang untuk kebutuhan acara mulai dari biaya empat penyelenggaraan acara, logistik kebutuhan acara, biaya pendukung untuk terselenggaranya acara hingga kemungkinan perbedaan ataupun perubahaan harga setelah rancangan anggaran di tetapkan.
3.Pemilihan Tanggal dan Tempat Event
Menentukan tanggal dan tempat acara terselenggara adalah hal yang cukup penting dalam persiapan acara . Tanggal yang tidak tepat bisa berpotensi membuat acara kurang bisa terlaksana dengan baik, misal acara yang akan dibuat adalah acara konser namun diselenggarakan pada saat tanggal hari lebaran tentu tidak menarik partisipan dikarenakan tanggal yang tidak tepat. Tempat acara pun menjadi faktor yang perlu diperhitungkan. Kecocokan tempat dengan konsep acara perlu diperhatikan agar acara bisa terlaksana dengan konsep yang telah ditentukan.
4.Koordinasi Yang Kuat Dalam Penyelenggaraan Event
Acara selalu melibatkan lebih dari satu pihak baik panitia dan vendor kebutuhan acara. Koordinasi sering kali dianggap sepele dalam pelaksanaan acara, namun justru menjadi bagian penting agar acara dapat terlaksana dengan sukses. Setiap hal yang diputuskan dalam penyelenggaraan acara bisa saja bersifat penting dan perlu di koordinasikan baik itu dengan vendor atau pimpinan dari pelaksana acara. Koordinasi yang tidak berjalan akan membuat acara tidak terlaksana sesuai dengan semestinya meskipun sudah dipersiapkan sesuai konsep.
5.Evaluasi
Setiap acara yang telah terlaksana meskipun bermasalah ataupun tidak tetap perlu di evaluasi. Evaluasi acara bertujua untuk peningkatan dalam pelaksanaan berikutnya. Evaluasi bisa dilakukan oleh internal ataupun meminta saran dari pihak luar yang terlibat dalam acara. Ini bertujuan agar kesalahan ataupu kekurangan yang terjadi dapat di antisipasi di pelaksanaan acara berikutnya atau bahkan juga dapat menjadi pelajaran dalam penyelenggaraan acara.